Ohjeita arkiston käytöstä

OHJEITA PIRKKALAN KOTISEUTUARKISTON KÄYTÖSTÄ

-Pirkkala-seuran hallitus hyväksynyt  24.9.2014

 

1. Yleistä kotiseutuarkistosta

 

Suomen Kotiseutuliitto on antanut v. 2000 suosituksen kotiseutuarkistoista. Suositus on tarkoitettu kuntien kotiseutuarkistoja varten, koska lähtökohtana on, että kotiseutu-arkistot ovat kunnan toimintaa. Suositus on sovellettavissa myös yhdistyksen ylläpitämään kotiseutuarkistoon.

Suosituksen tarkoituksena on edistää koko maan kattavan kotiseutuarkistojärjestelmän luomista ja toimintaa.  Tavoitteena on kotiseutuarkistojen avulla turvata paikallisen asiakirja-aineiston sekä henkisen perinteen keruu, tallentaminen ja asettaminen tutkimuksen ja muun käytön ulottuville. Kotiseutuarkisto on tärkeä osa paikallisidentiteetin voimistamiseksi tehtävää työtä.

Kotiseutuarkiston tehtävänä on tallentaa paikallinen, yksityisluonteinen arkistoaines sekä paikka-  kunnan henkinen perinne, saada se säilymään ja saattaa käytettäväksi siten, että se palvelee sekä yleisen että paikallisen tutkimuksen, opetuksen, harrastustoiminnan ja käytännön tarpeita.

Valtion- ja kunnallishallinnon sekä ortodoksisen kirkon arkistoista säädetään arkistolaissa ja evankelis-luterilaisen kirkon arkistoista kirkkolailla. Nämä arkistot eivät kuulu kotiseutuarkistoon. Jos kotiseutuarkistoon toimitetaan näihin arkistoihin kuuluvaa aineistoa tämä on heti toimitettava asianomaiseen arkistoon.

Kotiseutuarkistoon kuuluvat ne paikalliset, yksityisluonteiset aineistot, jotka eivät muutoin ole säännöllisen ja julkisen arkistonhoidon piirissä.  Kotiseutuarkistoon voivat kuulua mm. paikalliset:

                      -yhdistysten, seurojen ja kansanliikkeiden arkistot;

                      -osuuskuntien ja liikelaitosten arkistot;

                      -perheiden, sukujen ja talojen arkistot;

                      -yksityishenkilöiden arkistot

Arkistoon kuuluvat paperisten asiakirjojen ohella mm. kartat ja piirustukset, valokuvat, filmit, ääninauhat, videokasetit, ATK-aineistot, käsikirjoitukset  ja niiden jäljennökset ja kopiot, paino- tuotteiden  arkistokappaleet sekä muut paikallisen perinteen tallentamiseen liittyvät dokumentit.

Kotiseutuarkistotoimintaa hoitavien ja kotiseutuarkistoja ylläpitävien organisaatioiden tulee määritellä kotiseutuarkiston asema organisaatiossa ja käytännön hoitovastuu. Kuntien toimiessa tässä tehtävässä toiminta järjestetään samoin kuin kunnan muidenkin tehtävien hoito. Kotiseutu- arkistoja ylläpitävien kotiseutuyhdistysten sääntöjen tulee sisältää vastaavat määräykset

Kotiseutuarkistolla on oltava vastuullinen hoitaja, joka vastaa ja huolehtii kotiseutuarkiston käytännön toiminnasta.

Kotiseutuarkiston käyttöön asettamisesta vastaa sen säilyttäjä. Kotiseutuarkiston vastuullinen hoitaja huolehtii aineiston vastaanottamisesta, hoidosta ja käyttöön asettamisesta. Annettaessa asiakirjoja käytettäväksi tutkijoille ja muille asiakkaille vastuullisen hoitajan on toimittava henkilötieto- ja julkisuuslainsäädännön mukaan ja arkiston luovuttajan mahdollisesti asettamia käyttörajoituksia noudattaen.  Kotiseutuarkiston käytännön toiminnalle laaditaan säännöt.

 

2. Pirkkalan kotiseutuarkistotoiminnan historia ja tulevat suunnitelmat

 

Pirkkalan kunnan sivistys- ja kulttuuritoimi sekä Pirkkala-seura ovat 5.11.1999 tehneet sopimuksen kotiseutuarkiston perustamisesta.  Sopimuksen mukaan kunnan sivistystoimi antaa Nuolialan koulun kellarista arkistoa varten tilan, vastaa sen palo- ja murtoturvallisuudesta ja tukee Pirkkala-seuran arkistonhoitoa pienellä vuosittaisella avustuksella.

Pirkkala-seura vastaa sopimuksen mukaan arkiston käytännön toiminnasta, varaa keskuudestaan arkistoasioista perillä olevan henkilön hoitamaan arkistoa ja neuvomaan asiakkaita sen käytössä. Seura laatii arkiston toiminnasta säännöt ja sopii järjestöjen kanssa arkistoon tuotavan materiaalin säilyttämisehdoista.

Kotiseutuarkistolle on syksyllä 2013 osoitettu uudet tilat Nuolialan kirjaston alakerrasta. Pirkkala- seuran hallitus on v. 2014 hyväksynyt kotiseutuarkistolle toimintaohjeen ja nimennyt sen mukaisesti vastuullisiksi hoitajiksi Pirjo Kivelän ja Kauko Järvensivun. Kunta suunnittelee uusia virastotiloja, joiden yhteyteen myös kotiseutuarkiston ja tarkoitus v. 2016 sijoittua.

 

3. Pirkkalan kotiseutuarkiston tehtävät ja toiminta

 

Pirkkalan kotiseutuarkiston tehtävänä on koota ja tallentaa pirkkalaisten seurojen, yhdistysten, osuuskuntien, pienehköjen liikelaitosten ja yritysten, yksityishenkilöiden ja sukujen arkistoja. Arkistot koostuvat yksityisluontoisista aineistoista, jotka eivät kuulu julkisten virka-arkistojen piiriin. Kotiseutuarkiston tehtävänä on sinne luovutetun aineiston säilyttäminen asiakirjahallinnon lainsäädäntöä ja muita määräyksiä ja ohjeita noudattaen.

Kotiseutuarkistoon luovutettu yksityisluontoinen aineisto on järjestettävä ja luetteloitava niin, että se voi palvella yleisen ja paikallisen tutkimuksen, opetuksen, harrastustoiminnan ja käytännön tarpeita. Kotiseutuarkisto neuvoo ja ohjaa Pirkkalassa toimivia yhteisöjä perinteen tallentamiseen liittyvissä yleisissä kysymyksissä ja antaa neuvoja ja ohjeita asiakirja- ja muun tietoaineiston käsittelyssä ja hoidossa. Pirkkalan kotiseutuarkisto tekee yhteistyötä Arkistolaitoksen, Hämeen maakunta-arkiston ja Suomen Kotiseutuliiton kanssa.

 Kotiseutuarkiston vastuulliset hoitajat huolehtivat kotiseutuarkistoon luovutettujen aineistojen vastaanottamisesta, arkistojen lopullisesta järjestämisestä, koteloinnista ja kuvailusta sekä tieto- palvelusta. Kotiseutuarkistotilaan pääsevät vain arkiston vastuulliset hoitajat.

Kotiseutuarkistossa säilytettäviä asiakirjoja on jokaisella oikeus tutkia tarkoitusta varten erikseen osoitettavassa tilassa, elleivät asiakirjat julkisuus- tai henkilötietolain nojalla ole salassa pidettäviä tai ellei asiakirjojen luovuttaja ole asettanut aineiston luovutuksen yhteydessä erityisehtoja.

 

4. Yksityisarkistojen vastaanottaminen kotiseutuarkistoon

 

Pirkkalan kotiseutuarkistoon otetaan vastaan yksityisarkistoja, joiden muodostaja on toiminut Pirkkalassa tai jotka muutoin voidaan katsoa pirkkalalaisiksi. Kotiseutuarkistoon kuuluvat pirkkalalaisten:

  • seurojen, yhdistysten ja kansaliikkeiden arkistot
  • osuuskuntien arkistot
  • pienehköjen liikelaitosten ja yritysten arkistot
  • talo- ja kartanoarkistot
  • sukuja ja yksityisiä henkilöitä koskevat arkistot ja kokoelma

Arkistoon kuuluvat paperimuotoisten asiakirjojen ohella mm. kartat ja piirustukset, valokuvat, filmit, ääninauhat ja videokasetit, atk-aineistot, käsikirjoitukset, painotuotteiden arkistokappaleet sekä muut paikallisen perinteen tallentamiseen liittyvät dokumentit.

Yksityisarkistojen luovutuksesta ja vastaanotosta neuvotellaan etukäteen arkiston vastuullisen hoitajan kanssa. Luovuttajalle annetaan tällöin ohjeita aineiston käsittelystä esim. kaksois -kappaleiden ja arkistoon kuulumattoman aineiston poistamisesta. Luovutettavan aineiston mukana on toimitettava luovuttajan laatima sisällysluettelo, pienimuotoinen historiikki tai selvitys arkistonmuodostajan ja aineiston vaiheista.

Arkiston luovutuksen yhteydessä aineisto inventoidaan ja sovitaan luovutus- ja käyttöehdoista, jotka kirjataan inventointikortille. Arkistonmuodostaja voi asettaa luovutettavalle aineistolle käyttörajoituksia tai aineiston käyttöä rajoittaa laki tai muu määräys.

Kotiseutuarkistoon luovutetusta aineistosta laaditaan luovutustodistus/vastaanottosopimus. Kotiseutuarkiston on noudatettava yhteisesti sovittuja ehtoja aineiston käytön mahdollisesta rajoittamisesta tai sulkemisesta määräajaksi.

Luovutettavan aineiston on oltava aktiivikäytöstä poistunutta, yleensä pysyvästi säilytettävää aineistoa. Kotiseutuarkiston toimintaohjeen mukaan arkisto ei ota vastaan alle 10 vuoden ikäisiä asiakirjoja.

Siirtokustannuksista kotiseutuarkistoon vastaa arkistonmuodostaja tai arkiston omistaja. Aineiston säilytys Pirkkalan kotiseutuarkistossa on maksutonta. Kotiseutuarkistoon vastaanotettu aineisto järjestetään, kuvaillaan ja koteloidaan Kansallisarkiston ohjeita ja suosituksia noudattaen. Koti- seutuarkiston aineistolla on järjestelykaava seuroja, yhdistyksiä, osuuskuntia ja yrityksiä varten ja erikseen henkilöarkistoja varten.

 

5. Käytännön ohjeita yksityisarkistojen hoitajille

 

5.1  Aineiston luovutus

 

Toimita kotiseutuarkistoon vain järjestön, seuran tai oman toiminnan tuloksena syntyneet asiakirjat. Asiakirjoja ovat esimerkiksi pöytäkirjat, toimintakertomukset ja –suunnitelmat, lähetettyjen kirjeiden kopiot, saapuneet toimenpiteisiin johtaneet asiakirjat, järjestön säännöt, rekisteriasiakirjat, omien juhlien ja tapahtumien asiakirjat, omat tutkimukset, historiikit ja valokuvat.

Älä toimita kotiseutuarkistoon asiakirjojen ylimääräisiä kappaleita eikä tiedoksi tulleita asiakirjoja. Arkistonmuodostajalle saapuneet mainokset, esitteet, hinnastot ym. sekalaiset painotuotteet on poistettava ennen aineiston luovuttamista. Tiedoksi tulleet asiakirjat jäävät lähettäjän arkistoon.

Laita kaikki asiakirjat kansioihin tai arkistokoteloihin ja merkitse mapin tai kotelon päällykseen nimi ja lyhyesti tieto kansion tai kotelon sisällöstä. Tavoite on, että arkistot ovat vastaanotettaessa pääosin seulottuja ja järjestettyjä.

Arkaluonteisen asiakirja-aineiston voi sulkea määräajaksi kaikelta tutkimukselta tai tutkimukselle voi asettaa ehdon, että aineiston tutkimiseen on käyttörajoitusaikana pyydettävä lupa nimetyltä henkilöltä.

 

5.2 Seurojen ja yhdistysten arkistonhoidon ohjeita

 

Arkistoa suunniteltaessa on hyvä määrätä arkiston vastuuhenkilöt ja  säilytyspaikka jäsenkokouksessa. Arkistosta vastaa yleensä puheenjohtaja tai sihteeri. Toimijoiden vaihtuessa asiakirjat siirtyvät uudelle toimihenkilölle. Yksityisarkiston asiakirjat järjestetään yleistä ABC-järjestelykaavaa eli arkistokaavaa noudattaen. Asiakirjat kootaan mappeihin tai arkistokoteloihin lajitelleen samanlaiset asiakirjat omiksi nipuiksi tai kansioiksi.  Asiakirjat voi myös lajitella välilehtiä käyttäen, mikäli aineisto mahtuu yhteen kansioon. Sähköpostikirjeenvaihto kannattaa tulostaa, jos viesteissä käsitellään arkistonmuodostajan kannalta tärkeitä asioita. Sähköpostitse saapuvia asiakirjoja käsitellään samoin kuin paperisia asiakirjoja.

Älä säilytä arkistomateriaalia kotonasi, vaan luovuta materiaali kotiseutuarkistoon säännöllisin väliajoin. Kotona on vaikeaa turvata aineiston säilyminen yllättävissä tilanteissa. Tarpeen vaatiessa aineiston luovutuksesta kotiseutuarkistoon tehdään päätös jäsenkokouksessa. Luovutuspäätökseen on kirjattava luovutettavan aineiston rajavuodet sekä mahdolliset salassapitoajat ja muut tutkimuskäyttörajoitukset ja tutkimusluvan antaja käyttörajoitusaikana. Kopio luovutuspäätöksestä toimitetaan aineiston mukana kotiseutuarkistoon.

Pirkkalassa on myös toimintansa päättäneitä seuroja ja yhdistyksiä, joiden arkistot ovat ilman hoitajaa. Jos hallussasi on toimintansa päättäneiden seurojen tai yhdistysten asiakirjoja, luovuta ne kotiseutuarkistoon turvaan kosteudelta, pölyltä, tulelta ja auringonvalolta.

 

5.3 Osuuskunnat, pienehköt liikelaitokset ja yritykset

 

Osuuskunnat, pienehköt liikelaitokset ja yritykset voivat turvata arvokkaiden aineistojensa säilyminen luovuttamalla aineisto kotiseutuarkistoon. Liikesalaisuuksien säilymiseksi luovuttaja    voi asettaa käyttörajoituksia ja käyttölupaehtoja.

Suomen Elinkeinoelämän keskusarkisto ELKA säilyttää myös yritysarkistoja. Pirkkalan kannalta on parempi vaihtoehto säilyttää pirkkalalaisia arkistoja omalla paikkakunnalla.

 

5.4 Sukujen, talojen ja kartanoiden arkistot

 

Sukujen, talojen ja kartanoiden arkistojen saaminen kotiseutuarkistoon on erittäin toivottavaa. Arkistot kertovat eletystä elämästä Pirkkalassa.

Valokuvat antavat enemmän tutkimusarvoa, jos niihin on merkitty kuvaajan nimi, kuvausaika ja       -paikka ja kuvassa olevien henkilöiden nimet. Valokuvat säilyvät parhaiten kirjekuorissa tai kortistolaatikoissa.

 

5.5 Yksityishenkilöt

 

Yksityishenkilöiden hallussa on mm. paikallisen historiantutkimuksen kannalta arvokasta arkisto- materiaalia, joka kertoo alueen asukkaista ja heidän toiminnastaan. Henkilöarkistoilla on merkitystä ajan ja tapahtumien kuvaajina. Osa aineistosta voi olla myös sellaista, jota ei ole suotavaa asettaa välittömästi tutkimuksen käyttöön.

Yksityiselämän suojaamiseksi julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 24-32-kohdissa salassa pidettäväksi säädetyn asiakirjan tai niitä vastaavan muussa laissa salassa pidettäväksi säädetyn tai määrätyn asiakirjan salassapitoaika on 50 vuotta sen henkilön kuolemasta, jota asiakirja koskee tai, jollei tästä ole tietoa, salassapitoaika on 100 vuotta. Julkisuuslain mukaan viranomaisen asiakirjan salassapitoaika on 25 vuotta, jollei toisin ole säädetty tai lain nojalla määrätty.

 

6. Yksityisarkistojen järjestäminen, luettelointi ja kuvailu

 

6.1 Yleistä järjestämisestä

 

Kaikki kotiseutuarkistoon luovutetut yksityisarkistot järjestetään säilytyskuntoon. Aineisto seulotaan tarpeettomista asiakirjoista, luetteloidaan ja kuvaillaan noudattaen Kansallisarkiston ja muiden tahojen suosituksia ja ohjeita. Arkistonmuodostajan (seura, yhdistys, osuuskunta, liikelaitos, suku, yksityinen henkilö) arkistoon kuuluvat ne asiakirjat, jotka ovat syntyneet sen toiminnan tuloksena tai saapuneet arkistonmuodostajalle tehtävän tai toiminnan johdosta. Arkisto kuvastaa aina muodostajansa toimintaa. Asiakirjojen keskinäistä yhteyttä ei saa rikkoa.

Yksityisarkistoon kuuluvat asiakirjat järjestetään omaksi kokonaisuudekseen ABC-arkistokaavan mukaisesti. Henkilöarkiston järjestämisessä käytetään henkilöarkiston järjestelykaavaa. Muutamasta asiakirjasta koostuva suppea arkisto ei vaadi arkistokaavaa vaan asiakirjat luetellaan arkistoluettelossa yksitellen tai sopiviin kokonaisuuksiin jaoteltuina.

 

6.2 Säilytysajat ja seulonta

 

Asiakirjojen arvonmäärityksessä otetaan huomioon tutkimuksen, kulttuurielämän ja kansalais- toiminnan tarpeet sekä arkistonmuodostajan historian ja yhteiskunnallisten ilmiöiden dokumen- toinnin tarpeet. Yksityisarkistojen seulonta tapahtuu kahdessa vaiheessa: aineistoa vastaan otettaessa sekä arkistoa myöhemmin järjestettäessä. Seulonnassa otetaan huomioon arkiston laadulliset ja sisällölliset näkökohdat. Kaikkien asiakirjojen pysyvä säilyttäminen ei ole taloudellisesti järkevää eikä tutkimuksen kannalta perusteltua.

Yritysarkistojen seulonnassa sovelletaan ELKA:n ja Liikearkistoyhdistyksen ohjeita. Liikeyrityksissä eri aikoina käytettyjen kirjanpitojärjestelmien erilaisuudesta johtuen niiden seulonnasta voidaan antaa vain suuntaa-antavia ohjeita. Säilytysaikoihin vaikuttavat erityislain- säädännön määräykset mm. kirjanpitolaki, osakeyhtiölaki, verolainsäädäntö ja työntekijöiden eläkelaki.

Sukujen ja yksityishenkilöiden arkistoissa ei yleensä ole tarvetta seulontaan. Vain arkistoon kuulumaton aineisto poistetaan jo ennen kotiseutuarkistoon luovuttamista. Olennaisen tiedon säilymisen kannalta on tärkeää, että samaa asiakirjaa ei säilytetä useina kappaleina. Henkilö- arkistojen biografisella (elämänkerrallisella) aineistolla on merkitystä, koska sen perusteella saadaan kuva henkilön elämänvaiheista sekä ammatillisesta ja yhteiskunnallisesta toiminnasta.

Yleisten seulontaperiaatteiden mukaan seuraavat asiakirjat ovat pääsääntöisesti pysyvästi säilytettäviä:

  • yhteisön kehitysvaiheita/henkilön elämänvaiheita valaisevat asiakirjat
  • yhteisön toimintaa ja toimintaympäristöä/henkilön elämää ja elin ympäristöä valaisevat asiakirjat
  • yhteisön/henkilön yhteiskunnallista roolia ja vaikutusta valaisevat asiakirjat
  • yhteisön/henkilön itsensä laatimat asiakirjat
  • yhteisön vanhimmat asiakirjat sekä poikkeuksellisten ajankohtien asiakirjat, kuten toiminnan aloittaminen ja lopettaminen, organisaatiomuutokset sekä yhteiskunnan poikkeusajat

Kotiseutuarkisto pitää hävittämistään asiakirjoista hävitysluetteloa. Kotiseutuarkisto luovuttaa hävitettäviksi katsotut asiakirjat takaisin arkiston muodostajalle tai ne hävitetään silppuamalla.

 

6.3 Yksityisarkistojen järjestämisen tekniikkaa

 

Asiakirjoja on käsiteltävä huolella, eikä niitä saa taitella. Teipit, liittimet, niitit, kuminauhat ja muovitaskut on poistettava, koska ne vahingoittavat asiakirjaa. Kalvoista on hyvä ottaa heti kopiot arkistoa varten. Asiakirjoihin tehdään merkintöjä vain poikkeustapauksessa ja ainoastaan lyijy- kynällä. Asiakirjojen vaippalehtien ja suojapapereiden tekstit on kirjoitettava ennen kuin aineisto sijoitetaan vaippalehteen. Arkiston tärkeimmät asiakirjat on syytä laatia arkistokelpoisia materiaaleja ja menetelmiä käyttäen sekä sidottaa asiakirjat kirjoiksi. Lankasidonnalla sidottu pöytäkirja on kestävä ja helppokäyttöinen. Arkistokotelot on pakattava täyteen, jotta asiakirjat eivät vaurioidu.

Valokuvat on merkittävä riittävillä tunnistetiedoilla. Tiedot voi kirjoittaa lyijykynällä kuvan taakse tai pahviin, johon kuva on kiinnitetty. Lehtileikkeet voi järjestää aikajärjestykseen ja niihin on merkittävä päivämäärä ja lehden nimi, mistä leike on peräisin. Parhaiten lehtileikkeet säilyvät arkistokelpoiselle paperille kopioituina. Sanomalehtipaperi ei kestä pitkäaikaista säilyttämistä. Levykkeet, CD-levyt, muistitikut ym. sähköinen materiaali ei ole tarkoitettu pysyvään säilytykseen. Niiden säilytyksestä on neuvoteltava erikseen.

 

6.4 Yksityisarkistojen luettelointi ja kuvailu

 

Yksityisarkistojen luettelointi ja kuvailu tehdään kotiseutuarkistossa. Asiakirjat löytyvät arkistosta arkistoluettelojen avulla. Luetteloon kirjataan aina mahdolliset käyttörajoitukset. Jos luovutettava arkisto on hoidettu suunnitelmallisesti ja samankaltaiset asiakirjat on koottu valmiiksi yhteen joko kansioihin tai nippuihin, järjestäminen on helppoa. Arkiston luettelointia ja kuvailua helpottaa arkistonmuodostajan historiikki tai vastaava, joka kertoo arkistonmuodostajan vaiheista ainakin pääkohdat. Kuvailun tehtävänä on esittää arkistoaineiston tietosisältöä ja se täydentää arkisto- luetteloa ja arkistokaavaa.  Kuvailu tehdään kotiseutuarkistossa Arkistolaitoksen antamien kuvailu- ja luettelointisääntöjen mukaisesti.

 

6.5 Asiakirjojen säilytysvälineet

 

Lopullisesti järjestetty, luetteloitu ja kuvaitu arkisto koteloidaan arkistokartongista valmistettuihin arkistokoteloihin. Asiakirjojen suojapaperina käytetään vaippalehtiä. Kotelot nimiöidään Arkisto -laitoksen antaminen ohjeiden mukaisesti. Nimiöt ovat standardikokoisia ja ne kiinnitetään vesi- ohenteisella arkistoliimalla 9,5 cm:n korkeuteen kotelon alareunasta. 

 

7. Yksityisarkistojen käyttö

 

7.1 Asiakirjojen julkisuus

 

Kotiseutuarkistossa säilytettäviin yksityisiin arkistoihin sovelletaan arkistolain 17 §:n määräystä, jonka mukaan asiakirjojen julkisuudesta on noudatettava, mitä julkisuudesta on luovuttajan kanssa sovittu. Soveltuvin osin noudatetaan myös lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) ja mitä henkilötietojen luovuttamisesta henkilötietolaissa (523/1999) säädetään.

 

7.2 Käyttörajoitukset ja salassapito

 

Mikäli arkistonluovuttaja on määrännyt erityiset käyttörajoitukset, siitä on maininta inventointi- kortilla ja luovutustodistuksessa/vastaanottosopimuksessa sekä arkistoluettelossa ja kuvailussa. Rajoitukset koskevat luvanvaraisuutta ja aikarajoitusta. Luvanvaraisuudessa luvanhaltija on luovuttaja tai hänen määräämänsä henkilö, yhteisö tai vastaava.  Aikarajoituksessa määrätään aika, jonka jälkeen asiakirjat ovat julkisia. Käyttörajoitus voidaan määritellä myös siten, että tiettyyn vuoteen saakka tarvitaan luovuttajan suostumus asiakirjan käyttöön. Arkistonluovuttajan velvollisuus on ilmoittaa lupamuutoksista. Salassapidon on aina perustuttava lainsäädäntöön.

 

7.3 Kotiseutuarkiston asiakaspalvelu

 

Kotiseutuarkiston asiakirjat ovat tutkijoiden käytettävissä Nuolialan kirjaston tiloissa. Ainoastaan erityistapauksissa aineistoon voi päästä tutustumaan arkistotilassa ja tällöin mukana on aina arkiston vastuullinen hoitaja.  Asiakas allekirjoittaa tutkimuslupahakemuksen tilatessaan asia- kirjoja. Siinä asiakas sitoutuu viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 27 §:n mukaisesti siihen, ettei hän käytä lain tarkoittamia salassa pidettäviä asiakirjoja ja tietoja sen henkilön vahingoksi tai halventamiseksi, jota asiakirja koskee. Tietoja ei myöskään saa käyttää hänen läheisensä vahingoksi tai halventamiseksi taikka sellaisten muiden etujen loukkaamiseksi, joiden suojaksi salassapitovelvollisuus on säädetty. Samalla asiakas sitoutuu noudattamaan kotiseutuarkiston hoitajan antamia ohjeita sekä asiakirjojen käsittelyä koskevia ohjeita.

Arkistossa olevista asiakirjoista annettavat selvitykset ja todistukset sekä asiakirjojen tutkimisessa avustaminen ja valvonta kuuluvat arkistonhoitajalle. Jäljennösten antamisessa noudatetaan Pirkkala-seuran hallituksen määräämiä taksoja. Asiakirjoja ei lainata kotiseutuarkiston ulkopuolelle

 

8. Ohjeiden ylläpitäminen

 

Kotiseutuarkiston vastuullisen hoitaja huolehtii näiden ohjeiden ja liitteiden ylläpidosta. Ohjeiden muutokset hyväksyy Pirkkala-seuran hallitus ja liitteiden muutokset arkistonhoitaja. Kotiseutu- arkiston vastuullinen hoitaja antaa tarvittaessa tarkempia määräyksiä ohjeiden soveltamisesta.

 

Liitteet:       (Ohjeissa korostetulla tekstillä)

Liite 1            Inventointikortti

Liite 2            Luovutustodistus/vastaanottosopimus

Liite 3            Yksityisarkiston ABC-arkistokaava

Liite 4            Henkilöarkiston järjestelykaava

Liite 5            Hävitysluettelo

Liite 6            Arkistoluettelo

Liite 7            Tutkimuslupahakemus ja päätös

 

Pirkkalan kotiseutuarkisto

 

YKSITYISARKISTON ABC-ARKISTOKAAVA (seuroja, yhdistyksiä, osuuskuntia ja yrityksiä varten)

 

A.     DIAARIT JA PÄIVÄKIRJAT

Kirjediaarit, postikirjat ja vieraskirjat

 

B.      LUETTELOT

Jäsenluettelot, irtaimistoluettelot

 

C.      PÖYTÄKIRJAT

Hallituksen ja johtokunnan pöytäkirjat, vuosikokousten pöytäkirjat, toimikuntien ym. toimielinten pöytäkirjat liitteineen

 

D.     TOISTEET

Lähetettyjen kirjeiden ja päätösten toisteet ja toimintakertomukset

 

E.      SAAPUNEET ASIAKIRJAT

Viranomaisilta ja yksityisiltä saapuneet kirjeet, hakemukset, anomukset ja erilaiset tiedoksi tulleet asiakirjat ja toimintakertomukset

 

F.       KIRJEISTÖ

Samaa asiaa koskevat saapuneet kirjeet ja lähetettyjen kirjeiden toisteet voidaan liittää yhteen esim. henkilöasiakirjat ja hankintoihin liittyvä kirjeenvaihto

 

G.     TILIASIAKIRJAT

Kaikki kirjanpitoon ja palkanlaskentaan liittyvät asiakirjat esim. pääkirjat, päiväkirjat ja tositteet

 

H.     SISÄLLÖN MUKAAN ARKISTOIDUT ASIAKIRJAT

Tiettyä aihetta tai kohdetta koskevat asiakirjat arkistoidaan yhteen

 

I.        KARTAT JA PIIRUSTUKSET

 

K.       TILASTOASIAKIRJAT

Jäsentilastot ja kilpailutoiminnan vuositilastot

 

L.        AUTOMAATTISEEN TIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT ASIAKIRJAT

Systeeminkuvaukset ja ohjelmat

 

M.    SUUNNITELMAT, TUTKIMUKSET JA MUISTIOT

 

N.      KIINTEISTÖASIAKIRJAT, OMISTUSASIAKIRJAT JA SOPIMUKSET

Tarvittaessa käytössä yksityisarkistossa

O.      OMAT PAINOTUOTTEET

Tarvittaessa käytössä yksityisarkistossa

 

P.       LOMAKKEIDEN MALLIKAPPALEET

Tarvittaessa käytössä yksityisarkistossa

 

R.      HISTORIALLINEN KIRJASTOAINEISTO

Tarvittaessa käytössä yksityisarkistossa

 

S.      ELOKUVAT JA ÄÄNITTEET

 

T.      MIKROFILMIT

 

U.     MUUT ASIAKIRJAT

Onnittelut, lehtileikkeet ja historiikit

 

V.     VALOKUVAKOKOELMA

Tarvittaessa käytössä yksityisarkistossa

 

Pirkkalan kotiseutuarkisto

HENKILÖARKISTON JÄRJESTELYKAAVA  (suku-, perhe- ja henkilöarkistot)

 

1.      ELÄMÄNKERTA

·         Todistukset

·         Passit

·         Kunniakirjat

·         Nimityskirjat

·         Ansioluettelot, jäsenkorit ym.

 

2.      KIRJEENVAIHTO

·         Saapuneet kirjeet

·         Onnittelut, kutsut, kiitokset (jos selkeinä ryhminä, muutoin kirjeisiin)

·         Lähteneet kirjeet ja kirjekonseptit

 

3.      KÄSIKIRJOITUKSET/TOISTEET

·         Julkaistut teokset

·         Artikkelit, puheet, luennot, saarnat, esitelmät

·         Julkaisemattomat teokset ja luonnokset

·         Päiväkirjat, muistelmat, muistiinpanot

·         Omat piirustukset

·         Muu muistiinpanomateriaali

·         Muiden kirjoitukset ja aineisto

 

4.      HENKILÖN TOIMINTAAN LIITTYVÄT ASIAKIRJAT

·         Päätoimet tai virkatoiminta

·         Sivutoimet

·         Luottamustoimet

·         Muut aktiviteetit

·         Harrastukset

·         Matkat, kongressit

·         Talousasiat (laskut, velka- ja kauppakirjat, tilikirjat, palkkatositteet ym)

 

5.      LEHTILEIKKEET JA PAINOTUOTTEET

·         Lehtileikkeet

·         Ohjelmat (urheilu-, teatteri- ja konserttiohjelmat)

·         Ruokalistat

·         Muut erilliset painotuotteet (pääsyliput ja kalenterit)

 

6.      VALOKUVAT

·         Yksittäiset valokuvat, albumit, diat ja filmit

·         Tarvittaessa valokuvajaottelu

o   henkilökuvat

o   ryhmäkuvat

o   rakennuskuvat

o   ulkokuvat

 

7.      MUUT ASIAKIRJAT

·         Kartat

·         Piirustukset

·         Toisten arkistonmuodostajien asiakirjat (jos aineistoa on vähän, muutoin tehdään näistä omat arkistonsa)